Excel للموارد البشرية: بيانات الموظفين والتحليلات

تتعامل فرق الموارد البشرية مع كميات هائلة من البيانات يومياً — سجلات الموظفين، وسجلات الحضور، ودرجات الأداء، وشرائح الرواتب، ومقاييس دوران العمالة. يظل Excel واحداً من أكثر الأدوات استخداماً في أقسام الموارد البشرية حول العالم تحديداً لأنه مرن وسهل الاستخدام وقوي بما يكفي للتعامل مع كل شيء بدءاً من شركة ناشئة مكونة من عشرة أشخاص إلى مؤسسة متعددة الفروع. يأخذك هذا الدليل في جولة لبناء نظام عملي للموارد البشرية في Excel، ويغطي القوالب الرئيسية، والصيغ، وتقنيات التحليلات التي تحتاجها للعمل بذكاء أكبر.

إعداد ورقة البيانات الأساسية للموظفين

يبدأ كل نظام موارد بشرية في Excel بورقة أساسية نظيفة ومنظمة تنظيماً جيداً للموظفين. اعتبر هذه الورقة المصدر الوحيد للحقيقة لديك. يمثل كل صف موظفاً واحداً؛ ويمثل كل عمود سمة واحدة.

الأعمدة الموصى بها للورقة الأساسية:

• معرف الموظف (Employee ID) — معرف فريد (مثل: EMP-001)
• الاسم الكامل
• القسم
• المسمى الوظيفي
• تاريخ البدء
• نوع التوظيف (دوام كامل، دوام جزئي، عقد)
• اسم المدير
• الراتب السنوي
• الحالة (نشط، غير نشط، في إجازة)

استخدم التحقق من صحة البيانات (Data Validation) للتحكم في ما يمكن للمستخدمين إدخاله في أعمدة مثل القسم، ونوع التوظيف، والحالة. هذا يمنع الأخطاء المطبعية ويحافظ على اتساق بياناتك — وهي خطوة حاسمة قبل تشغيل أي تحليلات.

قم بتسمية جدولك (إدراج ← جدول، ثم قم بتسميته بشيء مثل tblEmployees). تتوسع الجداول المسماة تلقائياً عند إضافة صفوف وتجعل صيغك أسهل بكثير في القراءة.

حساب مدة الخدمة وسنوات العمل

من أكثر حسابات الموارد البشرية شيوعاً هي مدة خدمة الموظف. تتعامل دالة DATEDIF مع هذا الأمر بأناقة:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y") & " years, " & DATEDIF(B2, TODAY(), "YM") & " months"

حيث تحتوي B2 على تاريخ بدء الموظف. تُرجع هذه الصيغة نصاً قابلاً للقراءة مثل 3 years, 7 months. إذا كنت تحتاج فقط إلى عدد السنوات الكاملة لأغراض التصنيف:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y")

يمكنك بعد ذلك تصنيف الموظفين في شرائح حسب مدة الخدمة باستخدام دالة IF مع اختبارات منطقية متداخلة:

=IF(E2<1,"New Hire",IF(E2<3,"Junior",IF(E2<7,"Mid-Level","Senior")))

حيث تحتوي الخلية E2 على قيمة مدة الخدمة بالسنوات. هذه الشرائح مفيدة لتقارير أعداد الموظفين وتحليلات الاحتفاظ بالموظفين.

بناء قالب لتتبع الحضور

يسجل متتبع الحضور الشهري التواجد اليومي لكل موظف. قم بإعداده بإدراج الموظفين في صفوف وأيام التقويم في أعمدة.

الموظف	1-يونيو	2-يونيو	3-يونيو	…	إجمالي الحضور	إجمالي الغياب	نسبة الحضور %
Jane Doe	P	P	A	…	=COUNTIF(B2:AF2,"P")	=COUNTIF(B2:AF2,"A")	=AG2/22
John Smith	P	L	P	…	=COUNTIF(B3:AF3,"P")	=COUNTIF(B3:AF3,"A")	=AG3/22

رموز الحالة الشائعة: P = حاضر، A = غائب، L = إجازة، WFH = العمل من المنزل. تحسب دالة COUNTIF كل رمز بشكل مستقل، مما يمنحك تفصيلاً كاملاً لكل موظف. اقسم إجمالي أيام الحضور على أيام العمل في الشهر (عادةً 22) للحصول على نسبة الحضور. قم بتنسيق هذا العمود كنسبة مئوية بمنزلة عشرية واحدة.

قم بتطبيق التنسيق الشرطي لتصور بيانات الحضور بالألوان — الأحمر للغياب، والأخضر للحضور الكامل — حتى يتمكن المديرون من ملاحظة الأنماط بلمحة بصر.

تحليل الرواتب باستخدام SUMIF و AVERAGEIF

تتطلب تحليلات كشوف المرتبات غالباً تجميع بيانات الرواتب حسب القسم أو المستوى الوظيفي أو نوع التوظيف. تتعامل دالتا SUMIF و SUMIFS مع الجمع الشرطي بشكل مثالي هنا:

=SUMIF(tblEmployees[Department], "Marketing", tblEmployees[Annual Salary])
=AVERAGEIF(tblEmployees[Department], "Marketing", tblEmployees[Annual Salary])
=COUNTIF(tblEmployees[Department], "Marketing")

لجعل هذه الصيغ ديناميكية (بحيث يمكنك تغيير القسم في إحدى الخلايا وتحديث جميع النتائج على الفور)، استبدل النص الثابت بمرجع خلية:

=SUMIF(tblEmployees[Department], H2, tblEmployees[Annual Salary])

حيث H2 هي قائمة منسدلة تحتوي على أسماء الأقسام. هذا النمط هو العمود الفقري للوحة معلومات مصغرة لتحليلات الموارد البشرية ذاتية الخدمة.

نظام تقييم الأداء

تسجل ورقة تقييم الأداء المنظمة التقييمات عبر كفاءات متعددة وتحسب الدرجة الإجمالية تلقائياً.

أعمدة الكفاءة المقترحة: التواصل، والعمل الجماعي، والمهارات التقنية، والقيادة، والإنجاز. يتم تقييم كل منها على مقياس من 1 إلى 5. احسب الدرجة الإجمالية المرجحة:

=SUMPRODUCT(C2:G2, $C$1:$G$1) / SUM($C$1:$G$1)

حيث يحتوي الصف 1 على أوزان كل كفاءة (مثل: التواصل = 2، المهارات التقنية = 3، إلخ) ويحتوي الصف 2 على درجات موظف واحد. تقوم دالة SUMPRODUCT بضرب كل درجة في وزنها، وجمع النتائج، وقسمتها على إجمالي الأوزان — مما يمنحك متوسطاً مرجحاً حقيقياً دون الحاجة إلى صيغة متداخلة معقدة.

قم بتعيين شرائح الأداء تلقائياً:

=IF(H2>=4.5,"Outstanding",IF(H2>=3.5,"Exceeds Expectations",IF(H2>=2.5,"Meets Expectations",IF(H2>=1.5,"Needs Improvement","Unsatisfactory"))))

حيث H2 هي الدرجة المرجحة. استخدم التنسيق الشرطي لترميز عمود شريحة الأداء بالألوان — هذا يجعل ملخصات التقييم أسهل بكثير في القراءة في إطار الفريق.

البحث عن سجلات الموظفين باستخدام INDEX MATCH

دالة VLOOKUP معروفة على نطاق واسع، ولكن مزيج INDEX MATCH هو طريقة بحث تتفوق عليها بالنسبة لبيانات الموارد البشرية لأنه يعمل في أي اتجاه ولا يتعطل عند إدراج أعمدة جديدة.

لاسترداد المسمى الوظيفي بواسطة معرف الموظف:

=INDEX(tblEmployees[Job Title], MATCH(A2, tblEmployees[Employee ID], 0))

لاسترداد الراتب بالاسم (مفيد في لوحة البحث السريع):

=INDEX(tblEmployees[Annual Salary], MATCH(B5, tblEmployees[Full Name], 0))

ادمج ذلك مع لوحة بحث بسيطة في ورقة منفصلة بحيث يمكن لموظفي الموارد البشرية كتابة الاسم ورؤية الملف الشخصي الكامل لذلك الموظف مستخرجاً من الورقة الأساسية على الفور — دون الحاجة إلى التمرير المستمر أو البحث اليدوي.

بناء لوحة معلومات الموارد البشرية باستخدام الجداول المحورية

بمجرد أن تكون بياناتك الأساسية نظيفة ومتسقة، تعد الجداول المحورية (Pivot Tables) أسرع طريقة لتلخيص بيانات الموارد البشرية. قم بإدراج جدول محوري من الجدول الأساسي للموظفين واستكشف هذه الملخصات المفيدة:

• أعداد الموظفين حسب القسم: الصفوف = القسم، القيم = عدد (COUNT) معرف الموظف
• متوسط الراتب حسب المسمى الوظيفي: الصفوف = المسمى الوظيفي، القيم = متوسط (AVERAGE) الراتب السنوي
• أعداد الموظفين حسب نوع التوظيف: الصفوف = نوع التوظيف، القيم = عدد (COUNT) معرف الموظف
• توزيع مدة الخدمة: الصفوف = شريحة مدة الخدمة (العمود المستمد من دالة IF)، القيم = عدد (COUNT) معرف الموظف

اربط كل جدول محوري بمخطط بياني — مخططات شريطية لمقارنات أعداد الموظفين، ومخطط دائري لتقسيم أنواع التوظيف. قم بتوصيل جداول محورية متعددة بأداة تقطيع طريقة عرض واحدة Slicer (إدراج ← Slicer) بحيث تؤدي النقرة على القسم إلى تصفية جميع المخططات في وقت واحد. هذا هو أساس بناء لوحة معلومات ديناميكية ومفيدة حقاً للموارد البشرية في Excel.

معدل دوران العمالة ومقاييس الموارد البشرية الرئيسية

يعد تتبع معدل الدوران الطوعي للموظفين أمراً بالغ الأهمية لتخطيط القوى العاملة. قم بإعداد سجل بسيط لإنهاء الخدمة يتضمن أعمدة: معرف الموظف، الاسم، القسم، تاريخ إنهاء الخدمة، السبب (طوعي / غير طوعي).

صيغة معدل الدوران الطوعي الشهري:

=COUNTIFS(tblTerminations[Reason],"Voluntary",tblTerminations[Month],B1) / tblEmployees_Count * 100

حيث تمثل B1 الشهر المحدد ويمثل tblEmployees_Count نطاقاً مسمى يحتوي على إجمالي عدد الموظفين. إن رسم هذا البيانات على مدار 12 شهراً في مخطط خطي يمنح القيادة رؤية واضحة لاتجاهات الاحتفاظ بالموظفين دون الحاجة إلى أي برامج متخصصة للموارد البشرية.

مقاييس أخرى تستحق التتبع في نفس لوحة المعلومات:

• متوسط الأيام لملء الشواغر (من سجل إعلانات الوظائف)
• معدل التغيب حسب القسم (من متتبع الحضور)
• ساعات التدريب لكل موظف (من ورقة سجل التدريب)
• توزيع درجات الأداء (من بيانات التقييم)

أتمتة تقارير الموارد البشرية المتكررة

تتبع تقارير أعداد الموظفين الشهرية وملخصات الحضور وكشوف تكلفة الرواتب نفس الهيكل كل شهر. بدلاً من إعادة بنائها يدوياً، فكر في أتمتتها. يمكن لـ أتمتة Excel باستخدام Power Automate تشغيل عملية إنشاء التقارير، أو إرسال إشعارات البريد الإلكتروني عندما ينخفض الحضور عن حد معين، أو نسخ الأوراق النهائية إلى SharePoint تلقائياً — كل ذلك دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية.

بالنسبة للفرق التي تجيد استخدام وحدات الماكرو، تتيح لك أتمتة التقارير باستخدام Excel VBA بناء أزرار بنقرة واحدة تعمل على تحديث البيانات وتطبيق التنسيق وتصدير ملفات PDF في ثوانٍ.

استخدام الذكاء الاصطناعي لتسريع كتابة صيغ الموارد البشرية

إن بناء صيغ معقدة للموارد البشرية — خاصةً صيغ IF المتداخلة، أو نماذج تقييم الدرجات بـ SUMPRODUCT، أو دالة COUNTIFS متعددة الشروط — يمكن أن يستغرق وقتاً طويلاً وعرضة للخطأ. إذا واجهت أي صعوبة، يمكنك وصف ما تحتاجه بلغة بسيطة والحصول على صيغة جاهزة للاستخدام على الفور باستخدام ExcelGPT. على سبيل المثال: "احسب المتوسط المرجح لدرجة الأداء حيث تكون أوزان الكفاءة في الصف 1 والدرجات في C2:G2" — وستظهر صيغة SUMPRODUCT الصحيحة فوراً، جاهزة للصق.

يمكنك أيضاً استكشاف تحليل البيانات المدعوم بالذكاء الاصطناعي في Excel للتعمق أكثر — وتحديد الأنماط في بيانات الموارد البشرية الخاصة بك التي قد يغفل عنها التحليل اليدوي.

الأسئلة الشائعة

ما هي أفضل صيغة في Excel لحساب مدة خدمة الموظف؟

استخدم DATEDIF(start_date, TODAY(), "Y") للحصول على سنوات الخدمة الكاملة. للحصول على نتيجة أكثر تفصيلاً تعرض السنوات والأشهر، ادمج استدعاءين لدالة DATEDIF: =DATEDIF(B2,TODAY(),"Y") & " yrs " & DATEDIF(B2,TODAY(),"YM") & " mo". يتم تحديث هذا تلقائياً في كل مرة يتم فيها فتح الملف.

كيف أقوم بتتبع الحضور لعدة موظفين في Excel؟

قم بإنشاء ورقة شهرية بإدراج الموظفين في صفوف والتواريخ في أعمدة. أدخل رموز الحالة (P، A، L) في كل خلية. استخدم COUNTIF لجمع كل حالة لكل موظف واستخدم COUNTIFS للتلخيص حسب القسم. قم بتطبيق التنسيق الشرطي لتمييز الغياب باللون الأحمر لتسهيل الفحص البصري السريع.

هل يمكن لبرنامج Excel أن يحل محل برامج الموارد البشرية المتخصصة؟

بالنسبة للفرق الصغيرة والمتوسطة (حتى بضع مئات من الموظفين)، يمكن لـ Excel التعامل بفعالية مع وظائف الموارد البشرية الأساسية: سجلات الموظفين، والحضور، وتقييم الأداء، والتحليلات الأساسية. أما في المؤسسات الكبيرة ذات الاحتياجات المعقدة في كشوف الرواتب أو المزايا أو الامتثال، فإن برامج نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) المتخصصة تكون أكثر ملاءمة — ولكن يظل Excel أداة لا غنى عنها للتحليلات المخصصة وإعداد التقارير جنباً إلى جنب مع تلك الأنظمة.

كيف أحمي بيانات الموظفين الحساسة في ملف موارد بشرية في Excel؟

استخدم حماية ورقة العمل (مراجعة ← حماية الورقة) لتأمين خلايا الصيغ مع ترك خلايا إدخال البيانات قابلة للتحرير. استخدم الحماية بكلمة مرور على مستوى المصنف (ملف ← معلومات ← حماية المصنف) لتقييد فتح الملف. بالنسبة لأعمدة الرواتب، فكر في إخفاء وحماية تلك الأوراق بشكل منفصل، ومشاركة طرق عرض التلخيص فقط مع المديرين بدلاً من الملف الأساسي الكامل.